Das liebe Geld: Rechnungen schreiben

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Freier Journalist mit Schwerpunkt Technik, Sachbuchautor und Dozent. Nerd, Geek und vieles mehr. Homepage: www.timo-stoppacher.de Weitere Profile von mir: @CGNTimo, Facebook und Google+. E-Mail timo@stoppacher.de

Was gibt es Schöneres als Rechnungen zu schreiben? Fast nichts, oder? Während ein Angestellter in der Regel Monat für Monat das Geld aufs Konto überwiesen bekommt, muss der Selbstständige selbst für die Zahlungseingänge sorgen.

Was gehört auf die Rechnung?

Große Verlage und Medienhäuser, bei denen die moderne EDV-Welt Einzug gehalten hat, senden oft eine fertige Honorarabrechnung. Dort sind dann alle vergüteten Beiträge aufgelistet. Diese muss übrigens seit dem 1.7.2013 zwingend Gutschrift heißen, was aber eher für den Aussteller wichtig ist. Wer so eine Gutschrift bekommt, sollte darauf achten, ob die Umsatzsteuer ausgewiesen ist, wenn er denn umsatzsteuerpflichtig ist.

Jede Rechnung braucht eine Nummer - und noch ein paar weitere Angaben.
Jede Rechnung braucht eine Nummer – und noch ein paar weitere Angaben.

Wer selber Rechnungen schreiben muss, sollte auf Folgendes achten:

  • Die Rechnung ist richtig adressiert
  • Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummerierung (die jedes Jahr neu beginnt)
  • Der Leistungszeitraum (oder das Lieferdatum) ist genannt
  • Die eigentliche Leistung und das dafür abgerechnete Honorar ist aufgeführt
  • Die Umsatzsteuer ist ausgewiesen (wenn erforderlich)
  • Die eigene Steuernummer steht auf der Rechnung
  • Die Bankverbindung steht auf der Rechnung
  • Eine Zahlungsfrist ist genannt, damit man nicht ewig auf das Geld wartet. Siehe dazu auch Unbezahlte Rechnungen können Existenzen gefährden.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Wie gesagt, es gibt nichts Schöneres als eine Rechnung zu schreiben. Daher eignet sich beispielsweise der Montag Morgen, damit man motiviert in die Woche startet. Oder man schreibt die Rechnungen am Abschluss der Woche Freitag Nachmittag und macht sich so nochmal deutlich, was in der Woche geschafft wurde. Oder man schreibt die Rechnung direkt nach der Lieferung/Abnahme des Beitrags, damit man sie auch ja nicht vergessen kann.

Ich mache es mir (und auch meinen Kunden) einfach, indem ich bei regelmäßigen Aufträgen mit Pauschalen oder Stundensätzen immer den gleichen Beitrag in Rechnung stelle, sobald die Rechnungssumme erreicht ist. Dann muss ich bei der Rechnung nur die Nummer und die Daten ändern und nicht noch den Betrag neu ausrechnen. Aber das klappt natürlich auch nicht immer.

Habt Ihr noch weitere Tipps zum Rechnungen schreiben?

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7 Kommentare zu “Das liebe Geld: Rechnungen schreiben

  1. Daniel kann ich mich nur anschließen. Auch für Berufsfremde habt Ihr fachübergreifend interessante Artikel.

    Zur Rechnungsnummer gibt es nicht nur für Einsteiger einen kleinen Trick. Der verhindert, dass Kunden aus der Rechnungsnummer auf das Auftragsvolumen schließen.
    Gegen den Wortlaut „Rechnungsnummer“ akzeptiert die Finanzverwaltung eine einmalige Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Die Rechnungsnummer MusM 01/15 für die erste Rechnung des Jahres an Max Mustermann ist also rechtlich ok und gibt Max keine Info zur Zahl der übrigen Aufträge.

  2. Ich schreibe meine Rechnungen immer gleich nach Erledigung des Auftrages. Das erfreut mich immer, vor allem wenn der Kunde dann auch pünktlich zahlt.
    Bei Kunden bei denen ich jeden Monat was machen muss, gibts es immer am ersten eine Gesamtrechnung mit der Leistung des letzten Monats.

  3. Hallo Timo,

    ein schöner Artikel, der die wichtigsten Inhalte einer Rechnung noch einmal schön zusammenfasst.
    Noch eine kleine Ergänzung: Beim Honorar immer getrennt Nettobetrag, Umsatzsteuer-Satz und Bruttobetrag angeben.
    Ebenfalls wichtig: Das Ausstellungsdatum der Rechnung anführen.
    Gerne könnt ihr hier unsere kostenlose Musterrechnung für Word und Excel downloaden: https://debitoor.de/funktionen/musterrechnung
    Alle wichtigen Pflichtangaben sind hier bereits enthalten – und ihr vergesst nichts.

    LG Andrea
    Debitoor

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